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Productio Flow può essere classificato come un sistema software progettato “ad hoc” sulle esigenze gestionali dell’industria della cornice di legno in grado di semplificare il trattamento di tutti quei processi aziendali relativi alla pianificazione, alla gestione, alla produzione e alla distribuzione. Concepito a stretto contatto con imprese produttrici di cornici, Productio Flow unisce le conoscenze proprie del settore industriale con una progettazione basata sullo studio di modelli di gestione innovativi con l’ausilio delle più moderne tecnologie ICT.
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In particolare, le attività di ricerca industriale e di sviluppo software svolte hanno tenuto conto delle necessità funzionali e gestionali di due aziende campane produttrici di cornici lignee e, pertanto, rappresentative del settore industriale. Tali attività hanno portato alla realizzazione di un prodotto software, chiamato “Productio Flow”, attualmente adoperato dalle due aziende committenti. Productio Flow è in grado di assistere il ciclo produttivo, a partire dalla gestione delle vendite fino a giungere alle attività di distribuzione.
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Caratteristiche
funzionali
Productio Flow
provvede alla gestione integrata dell’impresa implementando i processi di
business appartenenti alle distinte aree operative aziendali.
Le sue caratteristiche principali sono di seguito elencate ed organizzate per area funzionale.
Amministrazione e Vendite
Per quest’area operativa le caratteristiche del prodotto prevedono funzionalità relative a:
Gestione documentale
Il sistema di gestione documentale è
stato appositamente ideato per le aziende produttrici di cornici lignee. In
Productio Flow, i documenti sono entità attive che possiedono uno stato. Il
vantaggio di questa rappresentazione è costituito da una grande semplificazione
nella gestione documentale e dal monitoraggio completo e puntuale dei processi
aziendali. Per esempio, l’arrivo di un ordine cliente comporta la scrittura di
un documento di vendita che verrà considerato nello stato “ordine”; la
conferma dell’ordine farà passare il documento di vendita nello stato “commissione”;
il lancio in produzione di uno o più elementi d’ordine comporterà il passaggio
del documento nello stato “lavorazione” e così via. Il documento di vendita
accompagnerà, cambiando stato, tutto il processo primario, dalla ricezione
dell’ordine alla sua evasione e lo stato del documento determinerà il grado di
avanzamento del processo.
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Il
cambio di stato di un documento d’ordine è evidenziato dalle frecce rosse
ed è causato del lancio in produzione degli articoli richiesti dal cliente.
Gli ordini clienti, i documenti di trasporto, le fatture, ecc. sono tutti documenti che vengono gestiti come entità attive con stato. Ciò comporta una notevole riduzione delle diverse tipologie documentali e consente il monitoraggio continuo dei processi aziendali.
Gestione contabile
E’ costituita dai servizi standard di: contabilità ordinaria relativi ai clienti, fornitori, banche, fatturazione, ricevute bancarie e valorizzazione merci.
Monitoraggio e Controllo
Le funzioni fondamentali di Productio Flow per il monitoraggio, l’analisi e il controllo ex-post delle attività aziendali offrono informazioni accurate su operazioni quali: analisi del magazzino, analisi della produzione, fatture da emettere, ricevute bancarie da compilare e spedire, check sugli spedizionieri, analisi vendite degli articoli per periodo ed area geografica ecc.
Magazzino
Gestione magazzino
La gestione magazzino consente di amministrare l’archivio articoli, con le relative giacenze nei diversi depositi fisici e virtuali, con la possibilità di verificare la disponibilità dei vari articoli ordinati.
Sono presenti servizi con i quali è possibile riportare in archivio le movimentazioni delle merci tra i diversi depositi e registrare le rilevazioni di inventario. In quest’ultimo caso, il sistema esegue il confronto con le giacenze effettive registrate, segnalando eventuali anomalie.
Imballaggio
Le funzionalità di imballaggio permettono, a partire dalle consegne pianificate, di guidare l’operatore nella compilazione della packing list e di registrare, relativamente agli articoli da consegnare, le quantità imballate, il numero di colli e il peso per poi giungere alla stampa delle etichette.
Servizi di supporto
I servizi di supporto forniti da Productio Flow sono pensati per garantire l’integrità del magazzino, attraverso strumenti di controllo capaci di tracciare tutte le operazioni eseguite.
In particolare, si offre la possibilità di monitorare, per ciascun articolo, le diverse quantità (vendute, disponibili, in lavorazione, in approvvigionamento) presenti sia all’interno dell’azienda che presso i depositi esterni.
Le attività di monitoraggio sono state estese anche alle attività di imballaggio e alle attività di rilevazione dell’inventario.
La figura sottostante mostra il monitoraggio del profilo “F7” indicandone per il magazzino principale le quantità in giacenza, impegnate, in approvvigionamento e da lavorare su commissione dei clienti. Si evidenziano anche i valori di queste quantità per i magazzini esterni.
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Produzione
Il modulo di produzione offre servizi per:
L’organizzazione della produzione
L’organizzazione della produzione è guidata dal metodo di “Continuous Replenishment”. Il metodo segnala la necessità del lancio in produzione ogni qual volta la domanda non può essere soddisfatta dalla giacenza di magazzino e tiene sotto costante monitoraggio l’avanzamento della produzione come descritto nel paragrafo “Monitoraggio continuo”. Nel caso di produzioni affidate a terzisti, il monitoraggio facilita economie di gestione che possono essere ottenute attraverso la gestione dei depositi esterni evitando così costi relativi a stoccaggi interni e di trasporto delle merci.
Attraverso il metodo di “Continuous Replenishment” il sistema è in grado di monitorare costantemente la domanda proveniente dagli ordini clienti per i quali non vi è disponibilità in magazzino. In tal caso vengono generate le richieste di lavorazione (rdl) necessarie al soddisfacimento della domanda e il ciclo produttivo viene costantemente seguito per garantire un adeguato livello di servizio ai clienti.
Tutte le richieste di lavorazione così raccolte potranno essere in seguito trattate tramite il pannello di gestione rappresentato nella figura sottostante, che ne consente la pianificazione, il lancio in produzione ed il monitoraggio.
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La gestione della produzione
Provvede al lancio in produzione di tutte le richieste di lavorazione, all’avanzamento e al completamento del ciclo produttivo.
Productio Flow individua ogni articolo come composto da una materia prima sulla quale sono state effettuate una o più di fasi di lavorazione. Ogni fase di lavorazione rappresenta un’attività che è stata svolta da uno specifico centro di lavoro il quale ha provveduto ad un determinato compito di lavorazione arricchendo la materia prima, o il semi-lavorato, con un livello di finitura.
La produzione di un articolo commerciabile è gestita quindi come una successione di attività di lavorazione che devono essere compiute su una materia prima e che, una volta terminate, porteranno alla realizzazione del prodotto. L’approvvigionamento di una materia prima, nel caso in cui sia necessario, è gestito come la prima fase di lavorazione a cui fare seguire tutte quelle opportune per ottenere l’articolo finito.
Un esempio tipico è indicato nelle figure sottostanti che mostrano due possibili scenari di produzione della cornice “F6/13”. La prima coinvolge un approvvigionamento della materia prima, il profilo “F3”, rappresentato come la prima fase di lavorazione del ciclo produttivo a cui segue la fase di “gessatura” e, per ultima, quella di “finitura”. La seconda figura schematizza la produzione dell’articolo “F6/13” in due fasi: la “gessatura” del profilo “F3” e la successiva “finitura” in “F6/13”.
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Il Monitoraggio continuo
Il monitoraggio della produzione è basato sul modello di riferimento di Productio Flow descritto nella sezione “Caratteristiche operative”.
Sono possibili attività di monitoraggio riguardo a:
Merci – per individuarne la dislocazione e i livelli di scorta, per valutare la quantità di merce da produrre e controllare quelle in produzione, analizzare il grado di completamento verso il prodotto finito, tracciarne le movimentazioni fino al rientro da produzione.
Centri di lavoro - si tiene traccia di tutti i centri di lavoro, delle merci attualmente in carico, delle attività di lavorazione da portare a compimento; è anche possibile visualizzare il carico di lavoro pianificato suddiviso per centri di lavoro.
Clienti – Lo stato delle commissioni dei clienti è costantemente aggiornato. Si monitorizzano costantemente le merci in lavorazione della commissione cliente per fare in modo che queste gli siano allocate al termine del ciclo produttivo.
Le caratteristiche di monitoraggio sulle commissioni offrono inoltre informazioni rilevanti per gestire il rapporto con il cliente quali stime sull’avanzamento di lavorazione e sulla consegna delle merci ordinate.
Le figure sottostanti indicano esempi di monitoraggio delle le attività di lavorazione dei centri di lavoro e dello stato delle commissioni dei clienti.
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Direzione
La direzione aziendale ha un accesso esaustivo alle funzionalità di Productio Flow. Tipicamente, la direzione aziendale può utilizzare servizi di monitoraggio in tempo reale o di controllo ex-post delle attività di business. Ad esempio, avere una visione completa della dislocazione delle merci sia nei magazzini interni che presso i terzisti (vedi sezione magazzino) e del grado di completamento dei cicli di lavorazione (vedi sezione produzione) consente la pianificazione delle consegne. In aggiunta alle funzioni precedentemente descritte la direzione ha accesso a servizi di:
Pianificazione
Sono servizi tramite i quali è possibile pianificare importanti attività come quelle inerenti le consegne e la produzione. La figura sotto mostra il piano di consegna previsto nell’intervallo di tempo compreso tra due date e stabilisce le commissioni da consegnare determinando anche il carico di lavoro sul reparto di imballaggio.
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Supporto decisionale
I servizi di supporto alle decisioni possono intervenire sia durante l’esecuzione dei cicli produttivi, nel caso, ad esempio, ci sia la necessità di riallocare le merci sia durante la fase di valutazione periodica sull’andamento delle attività aziendali. La figura sottostante è un esempio di valutazione ex-post sulle vendite.
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Caratteristiche
operative
In uno
scenario di mercato dove molte aziende offrono prodotti simili in termini di
caratteristiche, prezzi e qualità, il livello di servizio offerto ai clienti
costituisce un importante vantaggio competitivo.
Uno degli obbiettivi fondamentali di Productio Flow è stato quello di realizzare un sistema software capace di organizzare la notevole mole di eventi e di dati necessari ai fini gestionali per consentire una risposta efficace all’esigenze dei clienti di industrie produttrici di cornici non trascurando l’efficienza e l’economia di gestione dei processi aziendali tramite uno strumento intuitivo e di facile utilizzo.
Il modello di gestione
Gli obbiettivi di prodotto sopra richiamati sono raggiungibili grazie ad un modello di riferimento del sistema che, astraendosi dai dettagli funzionali delle singole operazioni, rappresenta ogni processo aziendale come composizione di tre fasi fondamentali: “la ricezione di una richiesta”, “il trattamento” e la successiva “evasione”. Inoltre, l’andamento di un processo può essere pianificato, se ne può monitorare l’esecuzione in itinere per verificare che si evolve come atteso e, infine, se ne può analizzare il comportamento (ad esempio i tempi di consegna ai clienti). Queste caratteristiche sono ottenibili attraverso l’uso dei moduli di supporto di “pianificazione”, “monitoraggio” e “controllo ex-post”. Lo schema sottostante è una rappresentazione grafica del modello di Productio Flow che mostra il il workflow del ciclo attivo innescato da un ordine cliente.
Integrazione ed interoperabilità
L’integrazione delle diverse aree operative di un’azienda, molto spesso, rappresenta una criticità per un’efficace gestione. Sapere, per esempio, quale azione intraprendere a causa di un’operazione effettuata da un qualsiasi operatore di una qualsiasi area operativa aziendale è un requisito fondamentale per i sistemi informativi aziendali. Questa necessità è stata uno degli obiettivi principali su cui è stato basato l’intero sviluppo del sistema.
Productio Flow, infatti, realizza tutte le funzionalità aziendali tramite l’implementazione di processi di business integrati ed interoperabili utilizzando tecnologie di workflow management in grado di identificare, raggruppare e mettere in relazione i distinti contesti gestionali (come gli ordini cliente, i documenti di trasporto, la fatturazione, l’imballaggio, ecc.) in base a criteri di ruolo aziendale, vincoli funzionali ed esigenze operative. Ogni utilizzatore del sistema, classificato in base alla propria mansione aziendale, eseguito l’accesso, avrà a disposizione la propria “Worklist” che indicherà quale azione intraprendere a seguito di una operazione effettuata da un altro operatore di una diversa area operativa. Per esempio, a seguito di un ordine compilato in amministrazione, la worklist del magazziniere, collegato al sistema, riporterà l’ordine precedente suggerendogli di eseguirne il controllo della disponibilità delle merci ordinate. Se, per ipotesi, il magazziniere ne evidenzierà un’indisponibilità in magazzino, la worklist di un terzo operatore, addetto alla produzione e collegato al sistema, proporrà, su queste merci, il lancio in produzione. Questo ciclo, si ripeterà su tutti i ruoli aziendali e per tutte le operazioni funzionali (quelle esposte sono solo un esempio) ed avrà termine all’evasione dell’ordine.
In sintesi Productio Flow è in grado di determinare: “Chi deve fare?, Cosa fare?, Quando fare ?“.
La figura sottostante indica la worklist di un operatore che riveste il ruolo di magazziniere evidenziandogli il lavoro da compiere. Questi, selezionando la prima voce dell’elenco, si ritrova direttamente nello scenario d’interesse (che nell’esempio è il documento d’ordine cliente, registrato da un amministrativo, su cui il magazziniere ha il compito effettuare l’allocazione delle merci).
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Accessibilità
Un sistema informativo moderno deve prevedere un’ampia accessibilità delle informazioni, sulla base di politiche di protezione definite sui ruoli aziendali, per consentirne la gestione in modalità distribuita. Productio Flow è un’applicazione completamente accessibile da web per garantire un accesso distribuito locale (intranet) o globale (internet) in base alle proprie esigenze. Può essere configurato per aziende con unica sede in modalità intranet-privata o per aziende con più filiali in modalità internet-pubblica o intranet-vpn.
Innovazione tecnologica
Productio Flow è stato sviluppato tenendo conto delle più moderne tecniche di produzione di software dal punto di vista metodologico e tecnologico.
Sul piano metodologico utilizza i modelli canonici dell’ingegneria del software e di workflow management, su quello tecnico unisce le consolidate tecnologie di database relazionali per la gestione di banche dati aziendali e di business logic a quelle innovative “web-based” per l’interfaccia utente.
è E’ disponibile on-line una versione dimostrativa del
prodotto. Richiedici l’accesso contattandoci a: rosario.carvello@gmail.com L’architettura
Internet/Intranet di Productio Flow con la gestione dei processi aziendali. Informazioni
Rosario
Carvello
) 339 8984953
* rosario.carvello@gmail.com
